L’obligation de dématérialiser les factures est imminente en France. La loi de finance 2020 prévoit effectivement le déploiement d’un plan de modernisation des procédés administratifs. L’équipe JD Conseil vous propose de faire le point sur les échéances qui vous attendent. Si vous n’avez pas encore pris le virage du digital, il est peut-être temps d’y penser. De la facturation à la gestion de vos processus métiers, un gain de temps et d’argent vous attend peut-être. La préparation des équipes doit par ailleurs être au cœur de vos préoccupations.

Que dit la loi concernant la dématérialisation ?

Les échéances légales pour dématérialiser les factures

Les entreprises éditant des factures en B2B devront prochainement dématérialiser les factures envoyées. Il s’agit donc d’une loi qui concerne pour le moment exclusivement les entreprises facturant d’autres entreprises. Par ailleurs, seules les entreprises assujetties à la TVA seront sous le coup de cette nouvelle obligation. 

Pour rappel, les entreprises en B2G (Business to Government), envoyant des factures à des organismes publics ou des institutions publiques doivent les envoyer sous forme dématérialisée depuis 2017, ou 2020 pour les plus petites. Pour cette nouvelle obligation de facturation électronique, il faudra être prêt à des dates différentes en fonction de la taille de l’entreprise :

• à compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis,
• dès le 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises,
• à compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire,
• à compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

La télétransmission des données bientôt incontournable

Depuis quelques années déjà, les entreprises officiant en B2G ont l’obligation d’effectuer une télétransmission des factures. La mise en place d’outils permettant d’envoyer les factures au format numérique sera désormais incontournable. Si dans les petites structures, l’envoi manuel d’un mail peut suffire, la facturation à grande échelle nécessite des systèmes informatiques spécifiques.

D’autres enjeux peuvent également motiver un passage rapide à système de télétransmission fiable. Il s’agit notamment de garantir la sécurité des données contenues sur les e-factures. Le respect de la RGPD est également au cœur des préoccupations des entreprises devant passer au numérique. La solution choisie devra assurer le respect de cette loi, pour ne pas vous exposer à des sanctions.

Quelles solutions pour se préparer ?

Les logiciels de facturation

De façon très sommaire, il sera possible de miser sur un logiciel de facturation basique. Il permettra de créer une facture au format numérique en quelques instants. La saisie des informations relatives à la facture et aux données du client sera néanmoins manuelle. L’envoi devra aussi se faire grâce à l’intervention de la main humaine.

Pour beaucoup d’entreprises, l’obligation de dématérialiser les factures représente la possibilité d’optimiser la facturation. Il est donc possible de trouver des solutions très complètes, qui permettent d’automatiser tout ou partie du processus de facturation. L’envoi ainsi que le suivi du paiement peuvent aussi être automatisés. Il vous appartient donc d’étudier vos besoins et ceux de vos collaborateurs, pour trouver la solution idéale.

Les solutions de signature électronique

Qui dit facture dit généralement devis. Pour pouvoir effectuer la signature de ces derniers, le numérique peut également vous faire gagner un temps précieux. Depuis quelques années, les solutions de signature électronique se multiplient. La demande croissante s’explique par la possibilité de réduire considérablement les délais et la lourdeur administrative associée à ce type d’opération. Dans le cadre d’une opération commerciale, l’agent de terrain ne sera par exemple pas obligé de se déplacer pour faire signer un devis à un client. Un simple envoi au format numérique suffira à recueillir la preuve de l’adhésion du client au contrat. 

Les opportunités digitales qui s’imposent 

La transition digitale des pôles administratifs et financiers 

Au-delà de la nécessité de se conformer aux normes, la e-facturation peut véritablement représenter une opportunité. Tout d’abord, elle peut permettre de repenser vos processus de facturation pour vous débarrasser de certaines lourdeurs administratives. Il est donc très intéressant de se questionner sur les méthodes qui sont en place pour tenter de les améliorer. Pour cela, rien de tel que de demander leur avis aux collaborateurs. Ils sont ceux qui manipulent ou créent ce type de document au quotidien.

Par ailleurs, l’utilisation d’un outil digital peut aller plus loin que la simple facturation. Pour certaines entreprises, le système informatique pourra permettre d’effectuer des analyses automatiques. En mettant en place les bons KPI, vous profiterez d’une solution vous permettant de disposer d’une vue d’ensemble sur vos performances. Évolution du chiffre d’affaires, taux de transformation ou optimisation de la customer lifetime value, les opportunités sont nombreuses. 

L’amélioration globale des processus de travail

Au-delà des pôles administratifs et financiers, un outil informatique peut véritablement transformer le mode de fonctionnement de votre entreprise. Il pourra notamment s’agir d’améliorer la supply chain, en bénéficiant d’un outil d’analyse privilégié. Les processus de vente peuvent également être remis en question ou être structurés, pour atteindre l’excellence opérationnelle.

Bien plus que de nouvelles charges imposées par le gouvernement, la modification de votre processus de facturation peut donc vous permettre d’évoluer de plusieurs façons. Il vous appartient de saisir cette chance. La première étape sera de vous questionner sur vos besoins en matière de digitalisation. Du simple changement de logiciel de facturation à la digitalisation de vos processus métiers, libre à vous de choisir l’échelle de ce futur changement. 

Comment préparer la transition vers la e-facturation ?

La préparation technique

La préparation technique sera absolument essentielle pour répondre aux nouvelles obligations gouvernementales en matière de dématérialisation des factures. Vous devez trouver la solution informatique qui vous permettra de pouvoir envoyer des factures au format numérique. En fonction des autres besoins digitaux dont vous avez besoin, il pourra s’agir d’un projet de plus grande envergure.

Une fois votre solution dénichée, sa mise en place devra se faire en douceur. Pas question donc de changer de logiciel ou de mode de facturation du jour au lendemain. Des phases de test sont absolument incontournables, pour vous assurer de ne pas bloquer le travail des équipes.

L’équipe JD Conseil vous propose une analyse profonde des besoins de votre entreprise. Cela vous permettra éventuellement de faire ressortir tout votre potentiel à travers un outil sur-mesure. Nous vous assurons également un accompagnement technique privilégié jusqu’à la mise en place définitive du logiciel. Notre suivi vous permettra par ailleurs de bénéficier de mises à jour régulières. Mise en conformité au gré des changements législatifs ou adaptation à votre marché, nous serons toujours à vos côtés pour faire évoluer votre solution.

La préparation humaine

Dans ce type de grands projets digitaaux, il est assez fréquent que l’humain soit mis de côté. Vous devez impérativement préparer votre équipe au changement et lui offrir les formations nécessaires. Il est primordial que les personnes chargées de la facturation ou encore de la signature des devis maîtrisent leur nouvel outil. Conscients de l’importance de l’accompagnement des équipes, nous vous proposons des formations privilégiées. Nous nous adaptons au profil de vos collaborateurs ainsi qu’à leurs besoins relatifs au système informatique.

Au-delà de la maîtrise de l’outil, ce type de grands changements peut avoir un effet anxiogène sur vos équipes. Alors que certains articles parlent du remplacement du métier de comptable par les systèmes informatiques, l’arrivée de votre outil peut avoir un impact négatif sur le moral des collaborateurs. Il est donc essentiel de préparer l’arrivée de l’outil. En proposant à vos collaborateurs de prendre part au projet de création d’un outil sur-mesure, il sera plus facile de les fédérer autour de ce challenge. Il sera par ailleurs perçu comme un outil permettant d’optimiser les tâches, plus que comme un concurrent à l’humain.

Si vous souhaitez en savoir plus sur notre capacité à vous accompagner face aux échéances de la dématérialisation des factures, n’hésitez pas à nous contacter. Vous pouvez aussi consulter nos cas clients relatifs à ce type de transition digitale. D’autres échéances de ce type vous attendent, notamment avec la nécessité de bénéficier d’un système de e-reporting. Ne manquez pas nos actus, si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet !